Anzeige - Spätestens seit den Lockdowns 2020 aufgrund von Corona sind Video-Konferenzen auch beim letzten Unternehmen zumindest zur Sprache gekommen. Die meisten setzen diese bereits ein, um mit Kunden und Mitarbeitern zu kommunizieren, die sie nicht mehr persönlich von Angesicht zu Angesicht sehen können. Ich höre von vielen, dass eine Video-Konferenz kein Ersatz für ein persönliches Gespräch ist. Aber ich sehe das anders: Man kann mit Menschen am anderen Ende der Welt audiovisuelle Informationen austauschen, ohne zu reisen, ohne ein Hotel buchen zu müssen und man kann abends wieder mit seiner Familie auf der Couch sitzen. Ich finde das absolut genial!
Aber wer denkt, eine Videokonferenz ist einfach umzusetzen, der irrt. Es gibt ein paar Dinge zu beachten.
Die Planung der Videokonferenz ist ebenso wichtig, wie die Durchführung selbst. Deshalb sollte man bereits hier darauf achten, möglichst sauber zu arbeiten und zu planen.
Das Problem: Oft sind die Tools für die Planung des Termins und die Software für die Videokonferenz nicht vom selben Hersteller. Fehleranfälliges Kopieren von Links, unvollständige Einladungen oder ähnliche "Späße" führen dazu, dass Besprechungen zu spät anfangen, Teilnehmer nicht eingeladen wurden oder Probleme beim Login haben.
Die Lösung: Software kann helfen, meist als Schnittstelle, zwischen zwei Tools eine sinnvolle Verbindung herzustellen. So hilft etwa das Notes2conf dabei HCL Notes und Videokonferenzen verschiedener Anbieter miteinander nutzen zu können, ohne die oben beschriebenen Reibungsverluste. Das Tool unterstützt dabei Microsoft Teams, WebEx, Zoom, GoToMeeting und andere.
Bei der Durchführung gibt es einige Regeln zu beachten. Ein wichtiger Tipp: Schalten Sie sich stumm, wenn Sie nichts zu sagen haben, sonst wird jedes Geräusch übertragen. Schnaufen, atmen und husten: Die anderen Teilnehmer bekommen alles mit. Ebenso ist Essen bei einer Videokonferenz absolut nicht erwünscht.
Übertragen Sie Ihr Bild per Video-Stream, dann sollten Sie auf Ordnung achten: Sie sind faktisch in der Arbeit im Büro, auch wenn Sie in den heimischen vier Wänden sitzen. Ordentliche Haare und Rasur, saubere und dem Zweck entsprechenden Kleidung und ein neutraler Hintergrund sind das Minimum.
Die Abstimmung der Redebeiträge ist bei Video-Konferenzen oft eine Herausforderung. Bestimmen Sie einen Moderator (dieser ist nicht der Vortragende!), der die Wortmeldungen (am besten schriftliche) koordiniert und die Kommentatoren zu Wort kommen lässt. Wenn sich etwas per Chat sagen lässt, dann nutzen Sie diese Funktion. Sprechen Sie nur, wenn es sich um komplexe Sachverhalte handelt, die sich per schriftlichem Chat nur schwer klären lassen.
Wenn Sie sich an diese wenigen Regeln halten, dann wird Ihre nächste Video-Konferenz vielleicht noch nicht perfekt, aber schon deutlich besser, als die vorangegangenen.