Unternehmen sind immer sehr intensiv damit beschäftigt ihre IT modern zu halten. Grund dafür ist, dass sie genau wissen, welche Vorteile darin liegen. Gute Programme können die Kostenstrukturen einer Firma massiv beeinflussen. Um dabei die richtigen Lösungen auszuwählen setzen sie Kosten-Nutzen-Rechnungen ein. Doch greifen solche Kalkulationen weit genug? Oder gibt es Faktoren, die vielleicht gar nicht in der Rechnung auftauchen?
Wie man den Ertrag einer Software berechnet
In jedem Unternehmen gibt es Aktivitäten, die spezieller und allgemeiner Natur sind. Spezieller Natur sind diejenigen Prozesse, die mit dem Geschäftsmodell zu tun haben. Allgemeiner Natur sind Dinge wie Buchhaltung, Lohnabrechnung usw. Jedenfalls - eine Firma verdient ihr Geld damit Wasserproben zu analysieren, andere braten Hamburger und wieder andere pflastern Straßen.
In alle diesen Bereichen gibt es Tätigkeiten, die sich mal besser und mal schlechter per Software erledigen lassen. Normalerweise verläuft dafür eine Kosten-Nutzen-Rechnung nach dem Schema:
- Wie lange brauchen wie viele Mitarbeiter dafür, um eine bestimmte Arbeit auszuführen?
- Wie viel kostet im Gegensatz dazu die Software?
In der Regel stellt man die Gehälter der Leute gegen die Kosten der Software. Amortisiert sie sich in weniger als 2 oder 3 Jahren, dann wird sie angeschafft. Alles, was darüber liegt, das könnte problematisch werden. Aktionäre und Kapitalgeber möchten eigentlich schnellere Renditen sehen.
Worauf man bei Software meist nicht achtet
Häufig werden verschiedene Programme direkt miteinander verglichen. Wenn sie ungefähr dasselbe können, dann gewinnt in der Regel die billigere Version. Doch meist ist das zu kurz gedacht. Ein Thema, was viele Einkäufer nicht auf der Agenda haben ist: Integrationsfähigkeit. Es ist die Frage darüber, wie gut sich eine Software in die bestehende IT-Infrastruktur eingliedern lässt.
Das sind dann so Fragen wie zum Beispiel: kann man Microsoft Teams aus IBM Lotus Notes managen, oder wie gut lassen sich die Daten der Lagerwirtschaft in die ERP-Software integrieren usw. Hier im Video ist zu sehen, welche Vorteile das bringt:
Warum das so wichtig ist, das erklärt sich durch die Prozesskosten. Es kann sein, dass ein Tool eine schnelle Erledigung einer Aufgabe beschleunigt. Es kann aber auch sein, dass sich bei der einen Software der Output viel schwerer verarbeiten lässt als bei der anderen.
So kann es zum Beispiel sein, dass eine Laborsoftware es ermöglicht alle Test-Ergebnisse in eine CVS-Datei zu übertragen und sie in eine Datenbank zu laden, bei der alle Patienten eine Nummer haben. Dieser kann als Primärschlüssel eine exakte Zuordnung ermöglichen. Arbeitszeit: 5 Minuten für 1.000 Tests. Bei der anderen kann es dagegen sein, dass die Laborberichte alle manuell zu jedem Patienten vom Ausdruck in den Rechner übertragen werden müssen.
Mein Tipp ist es daher: Berücksichtigen Sie immer die komplette Prozesskette, wenn Sie über die Anschaffung einer Software entscheiden. Gehen Sie durch, wer davon profitiert und wer dadurch zusätzliche Arbeit leisten muss. Ein wichtiges Indiz dafür ist normalerweise die Integrationsfähigkeit. Je leichter sich ein Tool mit der üblichen Bürosoftware verbinden lässt, umso geringer wird die Zusatzbelastung ausfallen.
