IT im Unternehmen meistern

IT im Unternehmen meistern

Im Bereich der IT steht man als Unternehmer vor einer hoch komplexen Auswahl. Es gibt Software und Anwendungen für alles. Welche davon sind gut und welche nicht. Wie bringt man damit das Unternehmen voran? Wir geben einen kleinen Leitfaden.

IT für Unternehmen - worauf achten?

Es kommt ein bisschen darauf an, ob eine Firma schon lange aktiv ist, oder gerade erst aufgebaut wird und am wachsen ist. Also ob die IT Strukturen schon existieren. Wir gehen von einem Status aus, der ganz am Anfang der Aktivitäten beginnt. Bei der Recherche hat uns der IT Support Zürich geholfen.

Grundsätzlich gibt es zwei Kriterien, nach denen man Anwendungen und Programme auswählen sollte:

  • Zentralisierung
  • Beschleunigung
  • Integration und Export

Ersteres ist das, was zum Beispiel eine ERP Software leistet. Junge Unternehmen starten in der Regel mit Excel Tabellen für die Buchhaltung. Rechnungen werden per Word geschrieben. Im Einkauf werden Bestände manuell geprüft und irgendwo notiert. Je mehr Umsatz erzielt wird, umso größer werden die Probleme bei der Synchronisation all dieser Daten. ERP-Lösungen würden hier helfen. Dort können viele verschiedene Bereiche ihre Daten pflegen und eingeben. Sie werden damit über Abteilungsgrenzen hinweg in Echtzeit verfügbar. Jede Veränderung von Relevanz wird umgehend für die anderen sichtbar. Mit Hilfe von klugen Automatismen in der Software lassen sich die Daten dahingehend verarbeiten, dass Prozesse automatisch angestoßen werden. Beispiele: 

  • Zahlungsverfolgung / Anzeige überfälliger Rechnungen
  • Meldung von Bestandsrückständen wenn zu wenige Ware im Lager ist
  • Automatische Ermittlung von GuV, Cash-Flow und Bilanz aus den Daten der Buchhaltung
  • uvm.

Je mehr eine solche Software kann, umso besser.

Des Weiteren ist noch zu beurteilen, ob ein Programm Arbeitsabläufe jeglicher Art beschleunigen kann. Ein solches Thema wäre zum Beispiel die Zeiterfassung. Gehaltsabrechnung und Erfassen von Überstunden geht dann am schnellsten, wenn sie digital erfolgt. Entweder über Magnetkarten oder eine Benutzeroberfläche, in der sich die Daten schnell pflegen lassen. Das ist besser, als würde jeder Zettel ausfüllen und unterschreiben lassen. Oder sie in Excel pflegen und dann in die Buchhaltung schicken.

Königsdisziplin wäre noch, wenn man die Daten aus der Software so exportieren könnte, dass man sie frei konfigurieren kann. So könnten diese Informationen auch noch per Export/Import in die ERP-Software integriert werden. Damit würden sie beide Fliegen mit einer Klappe schlagen. Solche Tools sind auf jeden Fall sinnvoll und sparen langfristig viel Geld ein.

In erster Linie ist es immer die Entscheidung für eine gute ERP-Software, die eine gute Basis für die Zukunft liefert. Anschließend sollte überlegt werden, wie sich Prozesse durch Lösungen beschleunigen lassen. Ideal wäre es sie als Erweiterung der ERP-Software zu gestalten. Sollte das nicht gehen oder zu teuer sein, dann ein Tool wählen, dessen verarbeitete Daten sich in ein Import-File verwandeln lassen.

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